Tienes el correo abierto, el chat del equipo parpadea, la planilla de ventas espera a medio llenar y suena el teléfono. Pasas el día saltando de una cosa a otra y, al final, sientes que no terminaste nada. La multitarea en el trabajo promete rendir más y suele lograr lo contrario.
La guía está pensada para profesionales de oficina y atención que trabajan con varios frentes abiertos a la vez. Al terminar entenderás qué ocurre cuando cambias de tarea, sabrás qué combinaciones sí funcionan y cuáles no, y tendrás un método para organizar tu jornada por bloques de foco.
Qué ocurre en tu atención con la multitarea en el trabajo
La palabra multitarea describe tres situaciones distintas que conviene separar. La multitarea real consiste en hacer dos cosas al mismo tiempo; la alternancia rápida consiste en saltar entre tareas cada pocos minutos; la agrupación consiste en hacer seguidas varias tareas del mismo tipo. Solo la tercera mejora el rendimiento en tareas exigentes.
Multitarea real, alternancia rápida y agrupación
Solo la agrupación de tareas similares mejora el rendimiento en tareas exigentes.
El costo del cambio de tarea
El costo del cambio de tarea es el tiempo que tarda una persona en reorientarse cuando pasa de una actividad a otra: recordar en qué punto estaba, recuperar las reglas de la tarea y volver a concentrarse. Los experimentos de Joshua Rubinstein, David Meyer y Jeffrey Evans, publicados en 2001 y difundidos por la Asociación Estadounidense de Psicología, mostraron que alternar entre tareas añade tiempo frente a hacerlas de forma secuencial, y que ese costo crece cuanto más compleja o menos familiar es la tarea (APA: Multitasking, switching costs).
La atención residual
La investigadora Sophie Leroy describió en 2009 el fenómeno de la atención residual: al pasar a una tarea nueva sin haber cerrado la anterior, parte de la atención se queda en lo pendiente y el desempeño en la tarea nueva empeora. En la oficina, la atención residual explica por qué revisar "un segundo" el correo en mitad de un análisis deja la cabeza dividida durante varios minutos.
La multitarea es, por eso, uno de los ladrones del tiempo más difíciles de ver: cada salto parece pequeño, pero la suma de reorientaciones a lo largo de la jornada consume horas que nadie anota.
Qué tareas sí se pueden combinar y cuáles no
La regla práctica es sencilla: dos tareas se pueden hacer a la vez solo si una de ellas es automática y no compite por el mismo tipo de atención. Dos tareas que exigen lenguaje, cálculo o juicio no se combinan bien, aunque una parezca breve.
Qué tareas se pueden hacer a la vez y cuáles no
Dos tareas se pueden hacer a la vez solo si una de ellas es automática.
Entonces, ¿es bueno ser multitarea? Para tareas exigentes, no. Lo que sí resulta valioso es la capacidad de llevar varios frentes abiertos en el mismo día sin perder ninguno, que se logra ordenando la secuencia y no ejecutando todo a la vez.
Trabajo en una mesa de ayuda de TI y atiendo tres chats de usuarios a la vez mientras registro los tickets. Mi jefe dice que debo ser multitarea. ¿Cómo reduzco los errores sin atender menos?
Separa atender de registrar. Usa respuestas guardadas para los pasos frecuentes, anota cada caso en una línea rápida mientras chateas y completa los tickets en dos bloques breves por turno. Los errores suelen nacer al redactar el registro durante el chat, no al conversar.
Pregunta de la práctica
Cómo trabajar por bloques de foco
Trabajar por bloques de foco significa dividir la jornada en franjas dedicadas a un solo tipo de tarea. El método reduce los cambios de contexto sin obligarte a desaparecer para tu equipo. Si quieres combinarlo con otros métodos, revisa qué técnicas de gestión del tiempo encajan con tu tipo de jornada.
Una jornada organizada por bloques de foco
Cerrar cada bloque con una nota de dónde quedaste reduce la atención residual.
- Haz un inventario de tipos de tarea. Separa tu trabajo en cuatro o cinco familias: trabajo que exige concentración, correo y mensajes, llamadas, trámites administrativos y reuniones.
- Agrupa tareas similares. Junta todas las llamadas de seguimiento en una franja y todos los trámites en otra. Agrupar tareas similares evita que el cerebro cambie de reglas a cada rato.
- Protege una tarea principal al día. Reserva un bloque de entre 60 y 90 minutos para la tarea que más resultados mueve, con notificaciones apagadas.
- Ubica cada bloque en la franja adecuada. La gestión de la energía en el trabajo indica que la tarea principal rinde más en tu franja de mayor atención, y las tareas mecánicas, en las horas de menor energía.
- Cierra cada bloque con una nota. Antes de cambiar de bloque, escribe en una línea dónde quedaste. La nota reduce la atención residual y facilita el regreso.
En puestos con demanda constante, el método se combina con un protocolo para saber cómo manejar las interrupciones en el trabajo: anotar dónde quedaste, decidir si el pedido puede esperar y volver desde la nota.
Caso ilustrativo (ficticio): un ejecutivo de cuentas
Andrés, personaje ficticio, es ejecutivo de cuentas en una empresa de servicios. Respondía correos, preparaba propuestas y llamaba a clientes en un mismo flujo desordenado, y sus propuestas salían con errores. Reorganizó su día en tres bloques: propuestas de 8:30 a 10:00, llamadas de seguimiento antes del almuerzo y correo en dos franjas fijas. En pocas semanas las propuestas dejaron de volver con correcciones de forma, porque ya no se redactaban entre llamadas.
Qué responder cuando una oferta pide capacidad multitarea
Muchas ofertas de empleo piden capacidad multitarea. En la práctica, los reclutadores suelen buscar a alguien capaz de gestionar varias prioridades, proyectos o clientes sin que ninguno se caiga, no a alguien que haga dos cosas exigentes al mismo tiempo.
La respuesta más sólida en una entrevista no es "soy muy multitarea", sino un ejemplo concreto de cómo organizas varios frentes: "Llevo doce clientes en paralelo; agrupo las llamadas por la mañana, preparo las propuestas en un bloque protegido y reviso mis pendientes cada viernes para que ninguno se atrase". El ejemplo demuestra método sin prometer lo imposible.
Estoy postulando a un puesto de recepcionista en un hotel y el aviso pide capacidad multitarea. ¿Cómo lo demuestro sin mentir en la entrevista?
Describe cómo ordenas los frentes: atiendes primero al huésped presente, anotas el pedido telefónico para devolverlo y agrupas reservas y facturación en momentos tranquilos. Explica que priorizas por urgencia real y que nunca dejas un pedido sin registrar. Eso es lo que el hotel necesita.
Pregunta de la práctica
Errores comunes al dejar de saltar entre tareas
Errores frecuentes al dejar de saltar entre tareas
Un bloque de foco funciona cuando el equipo lo conoce y las notificaciones callan.
Preguntas frecuentes
¿Es bueno ser multitarea en el trabajo?
Para tareas exigentes, no: alternar entre ellas alarga cada una y aumenta los errores. La multitarea solo funciona cuando una de las actividades es automática. Lo valioso en el trabajo es llevar varios frentes abiertos con orden, agrupando tareas y protegiendo una prioridad al día.
¿Cuánto debe durar un bloque de foco?
Un bloque de entre 60 y 90 minutos es un buen punto de partida para la tarea principal del día. Los bloques de correo o llamadas pueden ser más cortos. La duración adecuada se ajusta con la práctica, observando cuánto tiempo sostienes la atención sin forzarte.
¿Qué hago si mi puesto exige atender varias cosas a la vez?
En puestos de atención, el objetivo no es eliminar la simultaneidad, sino separar atender de procesar. Atiende en el momento, anota cada pedido en una línea y procesa los registros en bloques breves. Así reduces los errores sin dejar de responder.
¿El Curso de gestión del tiempo enseña a organizar el trabajo por bloques?
Sí. El Curso de gestión del tiempo de Certhana trabaja los costos de la multitarea, la planificación por bloques y el manejo de interrupciones con casos de trabajo. El curso es gratuito, y la certificación internacional opcional respalda tu capacidad de organización ante un empleador.
Conclusión
La multitarea parece eficiente porque mantiene ocupado, pero cada cambio de tarea cuesta reorientación y deja atención dividida. Separar la multitarea real de la alternancia rápida, combinar solo tareas compatibles y organizar la jornada por bloques de foco permite atender varios frentes sin que la calidad se resienta.
Elige mañana tu tarea principal y protégela en un bloque sin notificaciones.
